東美マーキング株式会社

事業承継のタイミングで、デジタル技術の導入を決意

導入したデジタル技術について教えてください。

業務の効率化と従業員の働きやすさ向上を目的として、クラウド型の請求管理システムと勤怠管理システムを導入しました。

請求管理システムのクラウド化により、従業員は自分のパソコンから経理作業ができるようになりました。外出先からでもログインが可能なため、作業効率が向上したほか、蓄積されたデータを簡単に出力できるため、データの活用もしやすくなりました。

出勤管理システムの導入により、従業員はスマートフォンなどのデバイスで、自身の勤務日数や残りの有給休暇日数をいつでも確認できるようになりました。出勤管理システムから有給休暇や欠勤の申請も可能になり、有給休暇の申請率が向上につながっています。

請求管理システム画面。入力データの出力が容易になった。

デジタル技術を導入したきっかけは何ですか。

創業者である父から私へ代表を交代した際に、経理業務の膨大さを実感したことがきっかけです。経理業務にかかる時間を短縮しながら、経営方針の策定に活用するデータを出力できる環境を整えるため、システムの導入を検討しました。

また、代表交代の際に、従業員に対して「ずっと勤めたい会社か」「働きやすい職場か」といったアンケートを実施しました。その結果、厳しい回答が半数以上だったことも、きっかけのひとつです。従業員にとって働きやすい環境を整えるためにも、デジタル技術による業務の効率化や見える化といった取組の必要性を感じました。

システム導入により業務効率化、有給休暇の申請率も向上

導入前との違いは感じていますか。

経理業務において、以前はオンプレミス型のシステムを使用していたため、特定のパソコンから業務を行う必要があり、複数人で作業するためには席を交代する必要がありましたが、請求管理システムがクラウド化されたことで、自席から経理業務ができるようになりました。席を交代する移動時間がなくなり、業務にかかる時間が短縮されました。特に子育て中の私にとっては、外出先や自宅から経理業務ができるようになったことでワークライフバランスが向上したことも、大きなメリットです。

さらに、以前は税理士との月次報告のため、約１日かけてデータを整理し直して、紙の資料を準備する必要がありましたが、税理士にデータの閲覧権限を付与することでリアルタイムでの情報共有が可能になり、資料の準備が不用になりました。以前は税理士に資料を共有してから経営助言をもらうまでに数ヶ月を要し、頻度も年間で2回ほどでしたが、現在は１ヶ月ほどで経営助言を貰えるようになり、スピード感のある経営方針の策定や判断が可能になりました。

そのほかにも、クラウド型のシステムを導入したことで、停電等のトラブルがあった際にもクラウド上にバックアップがあることにより、セキュリティ面の安心感にもつながっています。

また、勤怠管理システムにより、有給休暇日数や出勤状況を従業員自身がスマートフォンで確認できるようになりました。

以前は、有給休暇の日数を従業員が把握するためには、上司に対して口頭などで確認をしなければならず、有給休暇の取得の心理的ハードルが高いことに課題感がありました。現在は従業員が好きなタイミングで状況を確認できるようになったほか、管理職としても、従業員の有給休暇日数を一覧で確認でき、計画的な取得への働きかけが容易になりました。これにより、有給の申請率は以前と比較して約２倍ほどに向上しました。

出勤状況や有給休暇の申請が自身の端末から可能。

導入に当たって工夫された点は何ですか。

デジタル技術を活用しながら新たな組織体制づくりを目指す

デジタル技術の活用を検討しているほかの事業者様へ、メッセージをお願いします。

実際に活用した支援制度（補助金など）